技術屋かずのつれづれ日記

自分が体験したことで、ほかの人にもお勧めしたいことを書いていきます

ブログを通じて、仕事もプライベートも楽しく過ごす方法を探して多くの人と共有したいと思っています。
そのために、私が思ったことや感じたこと,得た情報などから「心が豊かになること」「社会に役に立つこと」を発信します。

旧ブログ「技術屋かずの徒然日記」 http://d.hatena.ne.jp/tkazu0408/ から引っ越してきました。
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2015年10月10日 ここから再び「はてなブログ」に引っ越しました。
引っ越し先は”はてなブログ”でブログのタイトルは「日々是好日」
URLは http://kazu-eng.hateblo.jp/ です。
よろしければ、こちらものぞいてみてくださいm(__)m

時間術

やる気がないときでもスタートできるようになる小さなこと



あなたは、資料作りなど、やらなければならないことがあるとき、すぐに始められますか?

私は、やらなきゃ! とは思うものの、それが複雑だったり時間がかかることであればあるほど、もっと簡単な他の作業を始めてしまって、本来やらなければならない大事なことに取りかかれません(;^_^A

時間がかかるし、大切なことなのだから、本当は、そっちからは始めなければならないのにね。


その結果どうなるかというと、

もうやり始めなきゃ間に合わない、というときまで先送りするから、出来上がったものをじっくり見返す時間もなくなってしまう。

結果として、

まぁいいか~

という程度のものしか作り上げることができません。


予定時間までに終わることができれば、まだいい方で、途中で予定外の急ぎの作業が入ってくると、遅くまで残業して作り上げることになってしまいます。

さっさと始めておけばこんなことにはならなかったのに……。

そう思うこともしばしば(;^_^A



今も、仕事ではないけれど、作らなければならない資料があるのですが、こんな調子で、

やらなきゃいけないんだけどなぁ

とは思いつつも、なかなかスタートがきれません。



そんな私が、なんとかすぐに始められるようにならないか? と思ってやり始めたのが、

とりあえず3分だけやろう

という気持ちで始めてしまうこと。


そんな気にもなれないときは、ソフトを立ち上げてファイルを開くこと


すると、まったく手をつけないということはなく、3分どころか、気がつけば1時間以上やっていた、なんてこともあるます。

人も車といっしょで、一度動き始めて勢いがついてしまうと、なかなか止まらなくなるんですね。



とりあえず3分だけやる、とか、ファイルを開く、というのをスモールステップというようですが、小さなものを積み上げることでしか大きなものは出来上がりません。

もしあなたも私と同じように、先送りばかりしてなかなかスタートを切れないのであれば、同じようにスモールステップから始めてみませんか?

するときっと勢いがついてどんどん進むこともあると思いますよ。


いつかはやらなければならないことなら

いつやるの?

1510010001_今でしょ





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レビューシートを作り直しました


昨日の記事で宣言したとおり、今日は新しく作り直したレビューシートをご紹介します。

新しく作ったシートはこちら↓です。

150914_レビューシート01

そしてこれまで使っていた週次レビュー用のシートはこれ↓

150207_週次レビューシート
(横長なので画像が小さくなりましたm(_ _)m)



全然違う

と思われるかもしれませんが、書き込む項目は

  • 今週の目標&最優先事項(必ずやること)
  • 今週の大きな出来事TOP5
  • 今週学んだこと
  • 今週やったことで誇れること
  • 今週いちばん楽しかったこと
  • 来週何をすればもっと楽しくなるか?
  • 来週(ここは「今週」に変更するとともに、最初の方に移動しました)の目標を達成するために何をすればいいか??
  • 減らしたい習慣
  • 増やしたい習慣

で、同じです。



レビューする内容は同じなのに、なぜ作り替えたのか??

それは、9月12日の感想、他のところに書いていますが、
1週間を振り返るときに、その日の成果もいっしょに見たかったからです。


これまでは、毎日の振り返りをしたとき、「今日の成果」はノートに書いていたので、
何日分ものノートをパラパラとめくり返しながら参照していたのですが、
それが面倒だと思ってしまったので、一覧できるようにしたのです。

だから、新しいシートでは、左側に「日次レビュー(今日の成果)」と「感想、他」を配置して、右側に週次レビューを書くようにしました。


これで毎日の成果や、振り返りの際に思ったことを参照しながら、週次レビューも書けるので、やりやすくなったと思っています^^



まぁ、これもこれで完璧だなんて思っていないので、使いながら改善したくなったら、また変更していきますけど……。
項目も増やすかもしれないしね。



どんなものでも同じですが、一度決めたらそれを貫かなければならない、というものではありません。

それよりむしろ使ってみて不満が出てきたらそこを改善していく。

そうすることで、よりよいものになっていくのだと思います。


なにごとも最初っから100点はありえない。よくて80点です。

もし、その時点では100点(80点)だと思っても、使っているうちに不満が出てきて、点数も下がってくるでしょう。

そしたらまた、納得できるように改善する。

「P ⇒ D ⇒ C ⇒ A」ですね。

それでいい、というより、そうでなければ良い物は作れないと思っています!


あなたも、ひとつのことにこだわりすぎず、柔軟に変更していってくださいね^^




【関連記事】

週次レビュー用のシートを作り直しました

日次・週次レビュー用のシートを作りました




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クリップボード拡張アプリ Clibor を使ってみた


私が仕事の効率化ミーティングに参加したのは9月1日の朝でした。

そのときに紹介されたことの中に

「単語登録をする」

「クリップボード拡張アプリを使う」

というのがあったのですが、すぐに試すことをせず、そのままほったらかしにしていました(;^_^A


そのことを昨日になって、ふっと思い出したので、まずは自分の名前や住所を単語登録して、そのあと、クリップボード拡張アプリを探して使ってみました。



ここで「単語登録」「クリップボード拡張アプリ」を簡単に説明しておきますね。


まず、「単語登録」とは、よく使う単語や文章を登録しておいて、入力を簡単にする機能です。

これだけじゃ、わかりにくいですね(;^_^A


たとえば、自分の名前を入力するとき、私の場合だったら「かず」と入力したら「〇〇 和〇」と変換されるように辞書に登録してしまうのです。



IMEで「単語を登録する」を選択すると、こんな画面が立ち上がるので、そこに「単語」「よみ」を登録していくことで、パソコンに覚えさせることができます。

150912_単語登録




「クリップボード」とは、単語を一時的にパソコンに覚えさせる、とでも言えばいいのかな?

記録したい文(画像でもOK)を選択したあと「Ctrt + C」でパソコンが覚えてくれます。

そのあと、貼り付けたいところにマウスを持っていって「Ctrt + V」で貼り付ける機能のことです。


Windows の標準では、クリップボードは1つしか保存できないのですが、これを複数覚えさせることができるのが「クリップボード拡張アプリ」です。



それのどこが便利なの? って、使ってみるとわかりますが、すごく便利です!(笑)


たとえば、ブログに他の記事のリンクを貼る場合、「クリップボード拡張アプリ」を使っていないときは

最初に「Ctrt + C」でタイトルをコピーして、「Ctrt + V」で貼り付け

そのあと、元の画面に戻って、こんどは「Ctrt + C」でURLをコピーして「Ctrt + V」で貼り付け

と、画面を行ったり来たりを繰り返さなければならないのですが、


このアプリを使うと、

元の画面のコピーしたい部分を「Ctrt + C」でどんどんコピーしておいて、

それから貼り付けたい画面に移動して、今度は「Ctrt + V」でどんどん貼り付けていくだけ。


こうやって文字で書いてもわかりにくいですが、実際にやってみると、その違いは明らかにわかりますので、ご自分で試してみてください。



で、私が使ってみたアプリはVectorの「クリップボード」カテゴリーの人気ランキングでNo.1だった Clibor というものですが、

ひじょーーーに便利です!

このアプリ、クリップボードの履歴が最大1,000件まで保存可能というだけではなく、

定型文の登録が可能で、且つ、グループ分けや、メモを付けることもできてしまうのです!


詳しいことは、Clibor のホームページや、Vector の詳細情報を見ていただきたいのですが、メイン画面はこんな感じです↓

150912_clibor
(この記事を書くためにコピーしたのが並んでます(;^_^A)

この画面は「「Ctrt」キーを2回押すと立ち上がるし、使い勝手も良いです^^



この記事の最初に「単語登録」について書きましたが、Clibor で定型文登録しておけば、単語登録はいらないんじゃないか、とも思うくらいです。


どうして今までこんな便利なものを使わなかったのだろう??

そんな後悔をしてしまいそうになるほど便利なので、多くの人に、ぜひ試してほしいです。



それにこのClibor はインストール不要。

圧縮ファイルをダウンロードしてきて解凍すればすぐに使えます。


だからレジストリは汚さないし、

私の職場のように、管理者権限を与えられていないユーザーでも使うことができます。



私もこれまでいろんなアプリを使ってきましたが、これはその中でも1番といっていいほど便利なアプリです。

まだ「クリップボード拡張アプリ」を使っていない人は、ホントにホントにぜひ使てみてください!!



本文中の文字もリンクを挿入してありますが、Clibor のホームページと、Vector の詳細情報ページのURLも書いておきますね。

Clibor のホームページ
http://www.amunsnet.com/soft/clb01.html

Vector の詳細情報ページ
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se472890.html


あっ、
動作環境
Windows 2000 以降(2000, XP, Vista, 7, 8)
なので、残念ながらMac では使えないですねm(_ _)m




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メールの時間を削減する2つのヒント 〜平野友朗さんのメルマガより〜


(無料の)メルマガに書かれていたことをブログに転記して紹介してもいいのかな?
とは思うものの、やっぱり、多くの人に読んでもらいたい、知ってもらいたいので紹介します。


では、さっそく転記しますが、ご紹介するのは、
先週末に放送されたズームイン!!サタデーに出演されていた平野友朗さんのメルマガから
「メールの時間を削減する2つのヒント」という部分です。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■メールの時間を削減する2つのヒント
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

最近、メールにかける時間を減らしたい。
このような要望が増えています。

メールにかける時間を減らそうと考えるならば、
以下のようにポイントを細分化して考えてください。

(1)メールを書くのに費やしている時間を減らす
(2)メールを読むのに費やしている時間を減らす

メールを書く時間を減らそうと思ったら、
ここもまた細分化して考えてみてください。

書くためには、

・内容を考える
・文章を入力する

この2つの段階があります。

また、相手のメールに返信をするならば、
「相手が書いている内容を理解する」という段階も存在します。

ここに時間がかかっているなら
その問題をどう解決するかを考えるべきです。

相手のメールがわかりにくいから時間がかかる。

それならば、どうやって伝えたら伝わりやすいか、
みんなで研修を受けたり、個別の指導も必要になるでしょう。

メールを書くときに『場面に応じた型』を持っているだけでも
書くスピードは圧倒的に速くなります。

言い換えのバリエーションを5つ程度持っていると
迷わなくなるでしょう。

「迷わない」「考え込まない」

これもスピードアップの肝です。

メールを書くのが遅い人は、
単語登録やテンプレートを駆使する必要があります。

そのときに常に時間を意識しているかどうか。
この時間感覚も重要になってきます。

自社の住所を入力するときに、
その都度ウェブサイトをひらいてコピペする。

これはただ非効率なだけです。

自分が入力していないので気にならないかも知れませんが、
一連の動作で考えると、入力した方が早かったりします。


メールを読むのに時間がかかる人は、
対象物を減らすように取り組んでください。

目の前に100通のメールがあるのと
70通のメールがあるのでは、どちらが処理が早いでしょう。

これが分かっている方は、

・こまめにメルマガを削除
・不要なCCを削減する

などの努力をしているはずです。

<後略>

━━━━━━━━━━━━━━━━━━



2015-03-17-06-20-56

いかがだったでしょうか。

これを読んで私が思ったことは3つあります。


1つ目は

効率化するためには、どこに時間がかかっているのか把握しなければならない

ということ。


「問題は、その原因がわかった時点で8割解決している」

とも言われます。

逆に言うと、原因がわからなければ解決もできないということ。


それはそうですよね。

だって、原因がわからないのに対策ができるわけないし……。

原因がわからないまま方法を変えてみても、それが的外れだったら、改善するどころか悪化する可能性さえありますから。



2つ目の気づきですが、

それは先週、仕事の効率化に関するミーティングに参加したときのこと

文字入力を早くするためには辞書登録(単語登録)を活用したほうがいい

という話題も出ていたのです。


だから、メルマガに書かれていた

単語登録やテンプレートを
駆使する必要があります。
 

という部分を読んで、

やっぱりそうだよねー

と、あらためて納得したのです。


が、しかし!

先週、その話を聴いていたのに、まだ1つも登録していません(;^_^A


できる人とダメな奴の違いは、人から聴いた良さそうなことをすぐやるかやらないか

だと思っている私は、今回のケースではダメな奴ですね。

自分の名前や住所からさっそく登録しよう!



最後の気づき、3番目

メルマガでは「メールの時間を削減する」と書かれていますが、
ここに書かれている方法はメールに限らず、どんな文章を読み書きするときにも当てはまることだということ。

みなさんもメールに限らず、いろんな文章を読んだり書いたりしていますよね?

私はこうやってブログを書いたりもしてるし(;^_^A
メール以外にも、レポートを書いたり会議用の資料を作ったり……
1日中パソコンに向かって文字を入力している日もあります。

だから、このメルマガで紹介された方法を1つずつでも取り入れて、少しでも時短を図っていきたいと思います。 


あなたも今すぐ自分にできることから始めて、無断な時間を減らしていきましょう。
そして、そうやってできた時間を自分のために使おう!!




今日ご紹介した平野友朗さんに関する情報は、ビジネスメールの教科書などを参照してくださいm(_ _)m




今日はメルマガを引用したため、いつもにも増して長文になってしまいましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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自転車操業状態を脱するには……


先週・先々週に引き続き昨日も次から次へと予定外の作業が舞い込んできて、

当初やる予定にしていたことの半分も終わりませんでした(>_<)


どうしてこんなことになるのだろう?

とは何度も思ったのですが、

よくよく考えたみると


まだ時間があるから

と先送りにしていたことの締め切り時間が近づいてきてやらざるを得なくなってきたり、


これが終わったら次はあれをやろう!

などと考えながら出席していた会議で出てきていた私の宿題をタスクに落とし込むのを忘れていたら

あれはどうなった?

と、人に言われて思い出して慌ててやったり……。


そんなことが続いているんですね。

だから、タイムログを見ても、緊急なことばかりやっています。



緊急なことがたまっているから、本来手をつけるべき、

緊急ではないけど重要なこと

に手をつける時間がないのです。


するとまた、

緊急ではなかったことが緊急なことに変わってしまう。

自転車操業状態の悪循環ですよねぇ……。

150901_自転車
全然進んでいる気がしないので、自転車は自転車でも、エアロバイクにしてみました(>_<)

 

なんとか早めに対処しないと、ますますひどくなってしまいそうです(>_<)


ではどうするのか? 考えられるのは
  1. 長時間残業をしてでも自分で終わらせる
  2. 人に任せる
  3. やらない
  4. ……
などが考えられますが、やらなくて済むことはほとんどないので3はあまり期待できません。

1にも限度がありますよね。
残業や睡眠不足は効率が落ちるだけで成果は上がらなかったりしますからね。

となると、残りは2の人に任せることになるのですが、

誰にやってもらうか?

私は社内では人を動かす立場ではないので、なかなか難しいけど、なんとかして

他人に横流ししよう!(;^_^A



それで一旦落ち着いたら、次は

先送りをしない,やるべきことを忘れない仕組みを作らなきゃいけないですね!

私はタスクリストとして toddledo を使っているけど、その使い方も改善していかなければ!


たまったタスクを処理しつつ、

どうやったら忘れない仕組みを作れるか?

そんなことも考えていきたいと思います。


いい方法が見つかったら、また紹介しますね(^^)



今日から9月。

月が替わったので、ツキも変わってほしい!

そう願っている技術屋でした(;^_^A




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「ねばならない」を手放して感じたこと


昨日の記事に書いたとおり、昨日の午後は

なにをやっても,やらなくてもOKの日にしました。


といっても、ブログを更新したあとやったことは


読書をしたあと

メディアマーカーに追加したり、レビューを書いたりしてから

散歩を兼ねて書店と図書館へ


散歩から帰ったあとは

普段は5分・10分ぐらいで終わらせてしまう、Facebookを1時間近くやっていました。


そのあとは家族で食事して、風呂に入って……。

夜10時ごろからは、毎日やっている、その日の振り返りと日記を書いてオシマイ。


普段と違ったことといっても、いつもより長めにFacebookで交流していたぐらいで、やったことは大差なかったみたいです(;^_^A



でも、

あれをやって、これもやって、次はこれで……

と考えることをしなかったので、気分的にはすごく楽でしたね。


今週は職場で、あれやって、これやって…… と考え過ぎた感があるので、

それを緩められて、ちょうどよかったのだと思います。


毎日こんな、行き当たりばったりのようなことをしていると、

やらなければならないことができないような気がしますが、

たまにはフリーな日もあっていいな~

というのが、やってみた感想です。


ということで、これからも月に1日ぐらいは完全オフ日を設けようと思います!

150227_カレンダー

さて、次はいつサボろう??

カレンダー見て決めちゃおう!!



いつも忙しくあれこれ動いてばかりのあなた

1日、いやっ、半日だけでも緩めてみませんか?

そのあとのパフォーマンスも上がって、その分くらいは十分に取り戻せますよ^^



【関連記事】

完全オフ日




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完全オフ日

24時間365日、タイムログを取っているというのもあり、

生産的なことをしないのは時間の無駄遣い!

と思ってしまっているので

ダラダラしたり,ゲームをしたり,長々とネットサーフィンしたりすることに罪悪感を覚えてしまうワタクシですが、

今日はそんなことを気にせず、

なにをやっても,やらなくてもOKの日にします!!


今週は月曜から金曜まで、ホッとする時間もほとんどなく、走り続けた

という感じなので、少し休憩します。


バネやゴムだって、ずーーっと伸びっぱなしだと元に戻らなくなります。

人間だって同じ。ときには緩めてあげないとね。



といいながら、午前中にお風呂掃除と部屋の掃除はやっちゃったんですけど(;^_^A

なのでこれからの時間をフリータイムにします!!




03
(午前中に掃除機をかけたおかげで、椅子の下に敷いているリラックマのマットもきれいになりました(笑))



先程も書いたように

なにをやっても,やらなくてもOK

だけど、そんなときでもやりたいことが本当にやりたいことかもしれないしね^^

でも、それがゲームだったらどうしよう??(;^_^A



さーて、これから何をしよう??

なんて考えてはいけないんだった(笑)




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予定外のことは必ず起きる


ちゃんと計画を立ててやっているのに、なぜ終わらないんだろう?

今週は毎日、そんなことを考えていました。


なぜなのか?

打ち合わせや外出が多かったというのはありますが、

それは前もってわかっていることなので、計画を立てるときには、それは織り込み済みでした。


それなのに、こんなことになってしまっているのは予定外の仕事・作業が発生したからなんですよねぇ……。


昨日も出席予定ではなかった会議の直前になって、上司に

行ける?

と言われたし……。


そこで他人との約束が入っていれば

別の予定があるので……

と言って断ることもできたのですが、

先のことを考えると直接話を聞いておいたほうがいい

と判断したので、自分との約束を反故にして会議に出席したのでした。


他にも至急対応しなければ内容のメールや電話があったり、席まで人が来ることも何度もありました。



予定していることは計画通りには終わらない

それはわかっているので、作業と作業の間には30分のあそびは取っていたんですけど、予定していた作業自体も想定以上に時間がかかったり、余計な(と言ってはいけないから)予定外の仕事が飛び込んでくるから、

計画は立てているのに、予定したことが終わらない

ということになってしまっているのです(>_<)


予定外のことは必ず発生するから、2割くらいは空けておけ

と言われますが、今週の私は2割では全然足りず、5割くらい空けておかなければならなかったようです。(つまり、予定の半分くらいしか終わっていないということ(;^_^A)





私の職場は土日お休みなので、明日あさっては出勤しません。

ですが、来週に備えて土日でしっかり計画を立て直すことにします。

来週の火曜日はもう9月だしね。



ということでみなさんも

こんなに空き時間があっていいのだろうか?

というくらい余裕を持ったスケジュールを組みましょう!

それでも必ずスキマは埋まりますから……。




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連休で生活が乱れています(>_<)


150813_寝不足

夏休み6日目を過ごしている技術屋です。


普段、会社に行っているときは、毎日

4時半に起床、出かける準備をして
5時に家を出る。職場最寄り駅までの電車の中でブログの下書き
6時20分、職場に到着後、下書きしたブログの体裁調整して
7時ごろアップ

という、規則正しい生活をしていたのですが、休みになると全然ダメですね。

いつでも書ける

と思うから逆になかなか書かない(;^_^A


仕事に行くときには、行きの電車の中ぐらいしか、まとまった時間が取れないので、無理やりにでもネタを絞り出して書いていたのですが、休みの間はネタ探しさえしていません(;^_^A


今朝も6時に起きて活動しようと思っていたのに、布団から出たのは7時近かったし、

朝のうちにブログを書いて、それから仕事をして……

と思っていたのに、今(午後14時30分)ブログを書いてるし(;^_^A

あっ、順番は入れ替えたので、午前中から仕事はしましたけどね。


でも、これじゃぁ、ダメですよね~


連休に入る前に、

ダラダラしないように、しっかり計画を立てて行動しよう!

と思っていたのに、全然できていません(>_<)


やっぱり、自分に甘いから自分との約束は、なかなか守れないですねぇ……。

もう少し強制力がある方法,どうしてもやらなければならなくする方法を考えなければいけませんね。


休みは今日をのぞくと残り3日。

今からでも立て直して、やるはずだったことはきっちり片づけられるように組み直します!


ということで、もう少しスマートな計画に立て直そう!!



【関連記事】

スマートな目標を立てよう!




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増やすより減らす




そうはいっても、地球上にいる限り1日は24時間だし、1年は365日(閏年は366日だけど)、すべての人に共通。
自分で時間を作ったり人からもらったりして30時間にすることはできないのです。


けれども
 
あれをやりたい、これもやりたい、あっちもやらなければならない……

と、やりたいこと・やらなければならないことを挙げて、それにかかる時間を積み上げていくと全然時間が足りない。
そう感じているのは私だけではないはずです。


ではどうするか?

やることが多すぎるのだから、減らすしかないのですが、
実際には、1日24時間しかないのだから、意識する・しないに関わらず取捨選択してるんですよね。



『7つの習慣』にこんなことが書かれています。

ためらわずに 「ノ ー 」と言うためには 、それよりも強い 「イエス 」 、もっと大事なことが 、あなたの内面で燃えていなくてはならない 。多くの場合 、 「最良」の敵は 「良い」である 。



「最良 」の敵は 「良い 」である

だから「最良」ではないものは自分の意思で積極的に「ノー」と言う,やめなければならないのです。


こっちにしようか? あっちにしようか?

と悩んでいることは、どちらを選んでも結果は大して変わらないことも多いです。

そんな「どうでもいいこと」はさっさと決めるか切り捨てて、もっと大事な「最良」のことに時間を当てましょう!


ということで、私もタスクリストにある「良い」レベルのものは、どんどん削除していきます。

みなさんもやりたいことを断捨離して本当にやりたいこと,「最良」のことに時間を使いましょう!



【関連書籍】 


「 「『最良』」の敵は『良い』である 」は、この本の冒頭にも書かれています。




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