技術屋かずのつれづれ日記

自分が体験したことで、ほかの人にもお勧めしたいことを書いていきます

ブログを通じて、仕事もプライベートも楽しく過ごす方法を探して多くの人と共有したいと思っています。
そのために、私が思ったことや感じたこと,得た情報などから「心が豊かになること」「社会に役に立つこと」を発信します。

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2015年10月10日 ここから再び「はてなブログ」に引っ越しました。
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タスク管理

何もしない時間も必要な時間


150406_肉

先週の金曜日は久しぶりに、今なにをすればいいのか考えられないほど、アタマの中がぐちゃぐちゃ、ほとんど思考停止状態になってしまいました。

その原因は、水木と出張で、それ以前から、やらなければ! と思っていたことに手を付けられなかったことに加えて、出張したことで新たにやらなけらばならないことが発生してしまったからなのです。


金曜の夕方の時点で

やることが多すぎて、どれから手をつけたらいいかわからない(>_<)

と思ったので、どんなことがあるのか書き出してはみたのですが、一度混乱してしまったアタマがすぐに回復することはなく、どれも手をつけられませんでした。


ホント、目の前には崩さなければならない大きなタスクの山があるのはわかっているのに、どういう順番で崩していけばうまくいくのかわからないどころか、まず最初に手をつけるべきものがどこなのか? さえもわからないといった感じでした。



以前、象を1頭食べる方法』という記事で、そういう状態を改善するのに必要なのは
簡単なタスクに分解することと、かけられる時間を書いてそれを守ること、そして、人に任せられる部分は任せること
と書きましたが、それさえも考えられないほど、パニックになってしまっていましたね(;^_^A



では、ここまでなってしまったときにやるべきことは、混乱したアタマがきちんと働くように回復すること─なんか、ポケモンみたいですね(笑)──そのために必要なのは、考えない,なにもしないことだと思うのです。

ということで、金曜の夜は、何かをやることをあきらめてそそくさと帰宅したのでした(;^_^A



そして迎えた翌日の土曜日ですが、その日は長女の「旅立ち」の日で早起きだったし、少し感傷的になってしまったこともあり仕事のことまでは考えられず、プライベートでもやることがあったので、そっちから片付けてしまいました。

昨日の日曜日も午前中は恒例の週次レビューをやったり、昼食後はウォーキング(散歩とも言う)に出かけたりして、やはり仕事のことは考えませんでした。


おかげで(?)仕事アタマもずいぶん回復したようで、今はなんとか考えようという気になるくらいまでになりました^^



いちばん大事なのは、やらなければならないことを溜めこまないことですが、思考停止するまで溜めこんでしまった場合には、リセットする時間を取ること,なにもしなかったり、仕事以外の好きなこと,やりたいことをすることだと思うのです。
だって、普通の状態だったら何事もなくできることでも、焦ってしまったら余計に時間がかかったり失敗したりしますからね。

急がば回れ
一見、遠回りしているように見えても、実はその方が早く済むことも多いと思います。



ということで、まだまだスッキリとはしないアタマですが、思考能力は回復してきたので、
象は一口サイズに切り刻んで、人におすそ分けできるものは差し上げて、自分で食べるしかないモノだけ食べ始めようと思います。

 
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象を1頭食べる方法

141126_象

今日のタイトルは「象を1頭食べる方法」ですが、ビジネス書を読んでいる方なら、なにを言いたいのかはおわかりですよね?
そう! そのとおりです!(笑)


このことに気付いたのは、昨日中に終わらせなければならない仕事と、それにかかりそうな時間を書き出したあと、スケジュールノートに割り当てようとしたときのことです。

昨日中に終わらせなければならなかったことというのは、ある仕事の打合せ資料準備だったのですが、最初に私が書いた予想時間は"4時間"でした。


でもね、4時間って、1つのタスクとしては長すぎる,大きすぎるんですよね。
その資料を作り上げるのには、少なくとも4つには分解できたのです。

さらには、分割したあとのタスクも、さらに分割できそうだったし……


タスクリストには"資料作成"といった大きな塊で書いてしまうと、それだけで「大変だぁ...」と思ってしまうし、なかなか取りかかろうという気にもなれませんよね??

そこで大事なのが、簡単なタスクに分解するということ。

それに気づいた私は、最終的な完成品をイメージしながら、どういう手順でそこまで作り上げていくかを考えて、それまでの過程を小さなタスクとしてあらためて書き出してから作業を開始したのでした^^

ということで、「象を1頭食べる方法」の答えは、「一口サイズに切って食べる」でした(;^_^A



そうそう、もうひとつ大事なことを書き忘れていました。

私もよくやるのですが、「今日中にこれとこれとこれは終わらせる」と決めるものの、「何時までに終わらせる」、とか、「何時間で終わらせるとか」、締め切り時刻を設定しないんですよね。

だから結局、だらだらと作業をしてしまって予定(予想)時間の2倍くらいの時間をかけてしまうし、その結果、毎日のように残業をしてしまう。


ということで、「口に入れたお肉は30回かんだら飲み込む」と決めましょう!!(笑)
ではなく、かかりそうな時間を書くのではなく、かけられる時間を書いて、それを守るように努力をしましょう!!



はい! この記事は30分で書くと決めて書き始めたけど、時間内に書き上げることができました\(^◇^)/
141126_よくできました (笑)


と、ここまで書いたあとで、またまた気づいたことがありました!

一口サイズに切った象は、もしかしたら自分一人で食べなくても、他の人にも食べてもらえるかもしれないんですよね。

おいしいところは自分が食べて、そうではない部分を人に食べてもらう?
いやいや、そうではなくて……

ロースが好きな人もいればヒレ肉が好きな人もいる。もしかしたらレバーが好きな人かもしれない。

得手不得手も人それぞれだから、各人が自分が好きな部位を食べればいいんですよね。
ひとりで食べるより、みんなで食べたほうが早く減るし、楽しいかもしれませんから(^^)


さぁ! 今日も私の象を小さく切り刻んで他の人におすそ分けしよう!(;^_^A




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優先順位を決める

141121_手帳

みなさんは、その日になにを,どんな順番で片付けるのか? いつ予定を立てていますか?

私のタスクリストには、その日の仕事が終わって帰る前にやることとして
「明日の予定確認 ⇨ 計画」
という項目もあるので、前日の夜に計画するようにしています。


でも、前日の夜の時点では翌朝いちばんでやろうと思っていたのに、いざ当日になると、その作業に取りかかる気分ではない、という日も結構あるんですよね。
なぜだろう?
と考えてみたのですが…
まずは、どういう順番で計画しているかというと、
  1. その日までに仕上げなければならないことで、朝一から始めないと間に合わないかもしれないと思われるもの 
  2. 期限までは時間があるけど、時間がかかりそうで重要な仕事 
を最初に持ってきていることが多いのです。
 
これはタスク管理方法の本などにも書かれている順番どおりなので、決して間違っているわけではない、というよりも正しい順番だと思います。


でも私を含めて人は、やらなきゃいけないことはわかっていても、その順番どおりにできるような完璧な存在ではないんですよね。
ロボットじゃないんだから、体調もあるし、なんとなくそんな気になれない、という気分の問題もあると思うのです。
でも、やるべきことはやらなきゃいけない。


ではどうすればいいのか?
最近読んだ本や、どうしたら気分が乗って複雑なことでも考えられるようになったのかを思い出してみて気づいたことがあったのです。

それは、気分が乗らないときは、アタマを使わなくてもできる簡単な作業をとりあえず始めてみること。
今すぐやる必要はないけど、いつかはやらなきゃいけない交通費の精算や議事録の作成といった、あまりあアタマを使う必要がない作業から始めてみると、その作業が終わった頃には、当初予定していた作業もドンドンできるようになっていたのです。


これはスポーツにたとえるとウォーミングアップのようなもの。
急に激しい運動を始めるのではなく、始めはルーティーンになっている動きでからだをほぐしながら温めていく。
本格的な運動はそれから始める、のにすごく似てるな〜と思ったのです。
仕事を始めるときも、あまり考えずにできる作業でアタマをほぐしながら温める。それから本格的な作業にとりかかるとうまくいくんじゃないかって。

私は寝起きが悪いわけでもないし、仕事を開始する前の1〜2時間にブログを書いたりしているので、仕事を始めようと思った時には、目が覚めてから3時間以上経ってるし、もうアタマ起きているとは思うのですが…。

それでもすぐに重要な仕事にとりかかれないというのは、アタマの使う部分が違うからなのかな?
それとも、私がサボりたいだけか?(;^_^A



重要なタスクから始める
それが大事なことはわかりますが、いつでも朝一番からノリノリで仕事ができるとは限りません。
昨日は、「目標を立てるときは3段階で」と書きましたが、朝一タスクも気分が乗っているとき用と乗らないとき用の2つを用意しておけばいいんじゃないかと思ったのです。

ということで、昨夜から、翌日の朝一タスクは2つ書いている私です.(^^)

みなさんも、気分が乗らないとき用のウォーミングアップアップ用タスクも考えてみてはいかがでしょうか?



【参考書籍】



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欲しいものには優先順位を! ~タスク管理~

今日のタイトル、どこかで聞いたような??って感じですね

それは最後に……(;^_^A





私は相変わらず、月に10冊ぐらいの本を読んでいるのですが、最近読んだ別々の本にこんなことが書かれていました。

あれもこれもいっぺんに手を出さずに、いつも「1度にひとつ」のゴールだけに集中する。これがポイントだ。 (P8)

レオ・バボータ(著)『減らす技術 The Power of LESS』


優先順位はやはり縦に並べるといいのです。そうすると、いちばん上の1枚が取れていたらいい、ということになります。 (P85)

いちばんは1個なんですよね。それを取れれば、文句を言わないほうがいいのです。 (P86)

和田裕美(著)『幸せをつかむ!時間の使い方』



では私がどのようにしてゴールを目指そうとしているかというと……

日々のタスクだけでなく夢や目標を含めて Toodledo というアプリで管理しています。

f:id:tkazu0408:20140506102610p:image:w360

(写真は iPhone アプリの画面ですが、データはクラウド上にあるので、PCからも操作できるし、もちろん連動しています)



Todoリストには、体重を記録する,読書の記録をつける,勤務カードに記入する、などなど、数分で終わることや毎日やることも入っているので、複数のタスクを同じ日に終わらせなければならないし、多いときは30個以上のタスクがあります(;^_^A


では、それをどういう順番で処理していたかですが、毎日の記録については、特に順番を付けるわけでもなく、思いついたものから順に処理していました。



その日の主要なタスクは、先日の記事『手帳を変更しました。コンセプトは「あとで見返したくなる手帳」』で紹介したように

今日やることは、これとこれとこれ!

と決めて手帳に書き出すことまではやっていたのですが、明確順位をつけて(縦に並べて)上から順番に処理していくことも、1つの作業が完全に終わってから次のタスクに取り掛かることもせず、一度に複数のタスクに手をつけたりもしていました。


そうなってしまう理由に、タスク自体が大きくて時間がかかる、というのもあると思うのですが……

そうならないように「大きなタスクは1時間程度で完了するタスクに分解して記入する」というタスクもあるのにねぇ...(;^_^A





よく「時間は管理できない。管理できるのは自分の行動だけ」といわれますが、私にとっては

タスクは管理できない。管理できるのは自分の行動だけ」なのかもしれません(;^_^A





自分のブログから「Toodledo」で検索をしたら、こんな記事が見つかりました。

スケジュールの立て方を変えてみました (2013年11月06日)

この記事でも「タスクを書きこんで1日のスケジュールを立てていたのですが、なかなか計画どおりにはいかない」と書いてますね(;^_^A

「計画通りにタスクを処理する」というは私にとっては永遠の課題なのかなぁ...





「像を1頭食べるにはどうすればいいか?」の答えは「一口サイズに切って食べる」ですが、どうやら私は「象にかぶりついて食べようとしている」ようですね(;^_^A


さっそくナイフとフォーク(アタマ)を使って、一口サイズ(1時間以内に終わる大きさ)に切って、食べたい順番に並べてから食べるようにしようと思います!


さてっ!ナイフとフォークを用意して、像を器に載せよう!









今日のタイトルが何に似てたかって、これ↓でしょ!



狙った訳ではないけど、タイトルを考えていたら、ふと思いついたのでした(^_^;)



手帳を変更しました。コンセプトは「あとで見返したくなる手帳」

新年度になったから、というわけではなりませんが、手帳を交換しました。

交換した理由は……心境の変化、ということにでもしておいてください(笑)

だって、新しい手帳も1月始まりですからね(;^_^A



私はOutlookを出力してスケジュール管理をしていた時だけでなく、会社支給の手帳を使っていた時も含めて、10年以上、見開き1週間のバーティカルタイプの手帳を使っていたのですが、新しい手帳はごく一般的なレフト式(左のページにスケジュール,右ページはメモ欄になっているもの)です。(以前はどんな感じで管理していたのかは、右側のカテゴリーの「手帳・メモ・ノート」を見ていただくといろいろ出てきますが、スケジュール管理のページだけだったら、この記事「スケジュール管理表を作ってみました^^」に載せています)




交換して、まだ2週間ほどしかたっていないのですが、使い方がだいたい決まってきたので紹介します。


普通にスケジュールしか書かないと、こんな感じです。

0783a730.jpg

手帳の横に置いたペンと見比べてもらうとわかると思うのですが、この手帳は一般的なものより少し大きめです。

こんな大きな手帳を使っているのに、これでは寂しいですよね?



そこで、もっといろんなことを書いてみよう,こんな感じで使っていこうと思ってやってみたのがこれ↓です。

8ce0fff7.jpg

手帳を使う主な目的はスケジュールの管理なので、もちろん予定は書いています(赤まるで囲って「スケジュール」と書いた部分)。


その他は、最初の2日は右ページにその日にやること(タスク)を書いていて、同じ右ページの空いた部分に日記(?)を書いていたのですが、あまりシックリいかなかったので、3日目以降、左ページの上段にスケジュール,下段にタスクを書くようにしました。


そして、処理済みのタスクはピンクで,その日に完了できずに他の日に移動したタスクは緑でマーキングしてわかるようにしました。

毎日、全てのタスクをピンクのマーカーで塗りつぶせればいいのですが、なかなかそうもいかないので......。



それから右ページには、感想(日記)をネガティブなことではなく、その日にあった、”よかった”と思えることを主に書くようにしました。

昨日紹介した『いいことだけが「今」から起きる ももいろ波長の身につけ方』『33歳からの運のつくり方』に書いてあったように、寝る前にその日会った人や、できごとに感謝することは、運気を上げるうえで、とても良いことのようなので、習慣にするためにも書くようにしてみたのです。




手帳特集などの雑誌を読むと、ライフログとして写真を張り付けたりしている人も見かけますが、私はそこまで手間はかけられないし、かけたくないので文字だけにしています。


これだけいろいろなことを書いていると、あとで読み返して、その時のことを思い出せるかな?なんて考えています^^



この手帳を使うときのコンセプトは「あとで見返したくなる手帳」

これからもまだまだ試行錯誤しながら、書くのも読み返すのも楽しくなる手帳にしていきたいと思います!


変化があれば、またブログで報告しますね。



【2014.05.05 22:15追記】

この手帳についていた帯にこんな言葉が書かれていました。


「手帳には未来の予定を書きます。夢を書きます。期限をつけて目標を書きます。

 そしてそれらが過ぎるとそれは”思い出”になります。嬉しかったり痛かったりする大切な思い出になるのです。だからこそ、手帳は一生手元に残る宝物になるのです。」


これを読んだから余計に、「書くのも読み返すのも楽しくなる,あとで見返したくなる手帳にしよう!」と思ったのでした。


朝アップした時に書き忘れていたことを思い出したので追記しました(;^_^A








プロフィール

かず

本業は快適空間創造家

1966年生まれ。
1992年、九州の某国立大学大学院修士課程修了後、大手建設会社に入社。
1996年から1998年の2年間イギリスの現地法人に出向。

入社以来オフィスビルやマンションの設計を行ってきたが、最近では大型ショッピングセンターなど主に商業施設関連の設備設計業務に携わっている。

8年ほど前、仕事のプレッシャーから軽度のうつ状態におちいるが、それを契機に完璧主義から脱却。今では、当時よりもプレッシャーがかかる状況であっても楽しく仕事をしている。

自分の経験を生かし、プレッシャーの中でも楽しく仕事をする方法を伝えるとともに、ココロが折れそうになっている人を少しでも支えていきたい。

今は仕事のストレスはほとんど感じていないが、あえて言うならストレス発散方法は週末のウォーキングと、通勤時間中の読書。電車内で本を読むことで、ONとOFF、仕事モードと家庭モードを切り替えている。

45歳にして勉強会デビュー。仕事関係以外の人との交流の楽しさを知る。


【取得資格】
一級建築士、建築設備士、設備設計一級建築士、CASBEE評価委員、珠算検定試験1級(笑)

【メディア掲載履歴】
Podcast 「美崎栄一郎の仕事の楽しさ研究所」第20回出演
日経ビジネスアソシエ:2011年11月号 手帳術
           2012年 7月号 ノート術
           2013年 7月号 ノートの極意
学研パブリッシング :仕事の教科書VOL.1 伸びる!ノート術
           仕事の教科書VOL.2 仕事が速い人の時間術
           仕事の教科書VOL.3 結果を出す人の手帳術

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