(無料の)メルマガに書かれていたことをブログに転記して紹介してもいいのかな?
とは思うものの、やっぱり、多くの人に読んでもらいたい、知ってもらいたいので紹介します。


では、さっそく転記しますが、ご紹介するのは、
先週末に放送されたズームイン!!サタデーに出演されていた平野友朗さんのメルマガから
「メールの時間を削減する2つのヒント」という部分です。


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■メールの時間を削減する2つのヒント
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最近、メールにかける時間を減らしたい。
このような要望が増えています。

メールにかける時間を減らそうと考えるならば、
以下のようにポイントを細分化して考えてください。

(1)メールを書くのに費やしている時間を減らす
(2)メールを読むのに費やしている時間を減らす

メールを書く時間を減らそうと思ったら、
ここもまた細分化して考えてみてください。

書くためには、

・内容を考える
・文章を入力する

この2つの段階があります。

また、相手のメールに返信をするならば、
「相手が書いている内容を理解する」という段階も存在します。

ここに時間がかかっているなら
その問題をどう解決するかを考えるべきです。

相手のメールがわかりにくいから時間がかかる。

それならば、どうやって伝えたら伝わりやすいか、
みんなで研修を受けたり、個別の指導も必要になるでしょう。

メールを書くときに『場面に応じた型』を持っているだけでも
書くスピードは圧倒的に速くなります。

言い換えのバリエーションを5つ程度持っていると
迷わなくなるでしょう。

「迷わない」「考え込まない」

これもスピードアップの肝です。

メールを書くのが遅い人は、
単語登録やテンプレートを駆使する必要があります。

そのときに常に時間を意識しているかどうか。
この時間感覚も重要になってきます。

自社の住所を入力するときに、
その都度ウェブサイトをひらいてコピペする。

これはただ非効率なだけです。

自分が入力していないので気にならないかも知れませんが、
一連の動作で考えると、入力した方が早かったりします。


メールを読むのに時間がかかる人は、
対象物を減らすように取り組んでください。

目の前に100通のメールがあるのと
70通のメールがあるのでは、どちらが処理が早いでしょう。

これが分かっている方は、

・こまめにメルマガを削除
・不要なCCを削減する

などの努力をしているはずです。

<後略>

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2015-03-17-06-20-56

いかがだったでしょうか。

これを読んで私が思ったことは3つあります。


1つ目は

効率化するためには、どこに時間がかかっているのか把握しなければならない

ということ。


「問題は、その原因がわかった時点で8割解決している」

とも言われます。

逆に言うと、原因がわからなければ解決もできないということ。


それはそうですよね。

だって、原因がわからないのに対策ができるわけないし……。

原因がわからないまま方法を変えてみても、それが的外れだったら、改善するどころか悪化する可能性さえありますから。



2つ目の気づきですが、

それは先週、仕事の効率化に関するミーティングに参加したときのこと

文字入力を早くするためには辞書登録(単語登録)を活用したほうがいい

という話題も出ていたのです。


だから、メルマガに書かれていた

単語登録やテンプレートを
駆使する必要があります。
 

という部分を読んで、

やっぱりそうだよねー

と、あらためて納得したのです。


が、しかし!

先週、その話を聴いていたのに、まだ1つも登録していません(;^_^A


できる人とダメな奴の違いは、人から聴いた良さそうなことをすぐやるかやらないか

だと思っている私は、今回のケースではダメな奴ですね。

自分の名前や住所からさっそく登録しよう!



最後の気づき、3番目

メルマガでは「メールの時間を削減する」と書かれていますが、
ここに書かれている方法はメールに限らず、どんな文章を読み書きするときにも当てはまることだということ。

みなさんもメールに限らず、いろんな文章を読んだり書いたりしていますよね?

私はこうやってブログを書いたりもしてるし(;^_^A
メール以外にも、レポートを書いたり会議用の資料を作ったり……
1日中パソコンに向かって文字を入力している日もあります。

だから、このメルマガで紹介された方法を1つずつでも取り入れて、少しでも時短を図っていきたいと思います。 


あなたも今すぐ自分にできることから始めて、無断な時間を減らしていきましょう。
そして、そうやってできた時間を自分のために使おう!!




今日ご紹介した平野友朗さんに関する情報は、ビジネスメールの教科書などを参照してくださいm(_ _)m




今日はメルマガを引用したため、いつもにも増して長文になってしまいましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございました!

最後にもう1つお願いがあります。

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