技術屋かずのつれづれ日記

自分が体験したことで、ほかの人にもお勧めしたいことを書いていきます

ブログを通じて、仕事もプライベートも楽しく過ごす方法を探して多くの人と共有したいと思っています。
そのために、私が思ったことや感じたこと,得た情報などから「心が豊かになること」「社会に役に立つこと」を発信します。

旧ブログ「技術屋かずの徒然日記」 http://d.hatena.ne.jp/tkazu0408/ から引っ越してきました。
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2015年10月10日 ここから再び「はてなブログ」に引っ越しました。
引っ越し先は”はてなブログ”でブログのタイトルは「日々是好日」
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時短

クリップボード拡張アプリ Clibor を使ってみた


私が仕事の効率化ミーティングに参加したのは9月1日の朝でした。

そのときに紹介されたことの中に

「単語登録をする」

「クリップボード拡張アプリを使う」

というのがあったのですが、すぐに試すことをせず、そのままほったらかしにしていました(;^_^A


そのことを昨日になって、ふっと思い出したので、まずは自分の名前や住所を単語登録して、そのあと、クリップボード拡張アプリを探して使ってみました。



ここで「単語登録」「クリップボード拡張アプリ」を簡単に説明しておきますね。


まず、「単語登録」とは、よく使う単語や文章を登録しておいて、入力を簡単にする機能です。

これだけじゃ、わかりにくいですね(;^_^A


たとえば、自分の名前を入力するとき、私の場合だったら「かず」と入力したら「〇〇 和〇」と変換されるように辞書に登録してしまうのです。



IMEで「単語を登録する」を選択すると、こんな画面が立ち上がるので、そこに「単語」「よみ」を登録していくことで、パソコンに覚えさせることができます。

150912_単語登録




「クリップボード」とは、単語を一時的にパソコンに覚えさせる、とでも言えばいいのかな?

記録したい文(画像でもOK)を選択したあと「Ctrt + C」でパソコンが覚えてくれます。

そのあと、貼り付けたいところにマウスを持っていって「Ctrt + V」で貼り付ける機能のことです。


Windows の標準では、クリップボードは1つしか保存できないのですが、これを複数覚えさせることができるのが「クリップボード拡張アプリ」です。



それのどこが便利なの? って、使ってみるとわかりますが、すごく便利です!(笑)


たとえば、ブログに他の記事のリンクを貼る場合、「クリップボード拡張アプリ」を使っていないときは

最初に「Ctrt + C」でタイトルをコピーして、「Ctrt + V」で貼り付け

そのあと、元の画面に戻って、こんどは「Ctrt + C」でURLをコピーして「Ctrt + V」で貼り付け

と、画面を行ったり来たりを繰り返さなければならないのですが、


このアプリを使うと、

元の画面のコピーしたい部分を「Ctrt + C」でどんどんコピーしておいて、

それから貼り付けたい画面に移動して、今度は「Ctrt + V」でどんどん貼り付けていくだけ。


こうやって文字で書いてもわかりにくいですが、実際にやってみると、その違いは明らかにわかりますので、ご自分で試してみてください。



で、私が使ってみたアプリはVectorの「クリップボード」カテゴリーの人気ランキングでNo.1だった Clibor というものですが、

ひじょーーーに便利です!

このアプリ、クリップボードの履歴が最大1,000件まで保存可能というだけではなく、

定型文の登録が可能で、且つ、グループ分けや、メモを付けることもできてしまうのです!


詳しいことは、Clibor のホームページや、Vector の詳細情報を見ていただきたいのですが、メイン画面はこんな感じです↓

150912_clibor
(この記事を書くためにコピーしたのが並んでます(;^_^A)

この画面は「「Ctrt」キーを2回押すと立ち上がるし、使い勝手も良いです^^



この記事の最初に「単語登録」について書きましたが、Clibor で定型文登録しておけば、単語登録はいらないんじゃないか、とも思うくらいです。


どうして今までこんな便利なものを使わなかったのだろう??

そんな後悔をしてしまいそうになるほど便利なので、多くの人に、ぜひ試してほしいです。



それにこのClibor はインストール不要。

圧縮ファイルをダウンロードしてきて解凍すればすぐに使えます。


だからレジストリは汚さないし、

私の職場のように、管理者権限を与えられていないユーザーでも使うことができます。



私もこれまでいろんなアプリを使ってきましたが、これはその中でも1番といっていいほど便利なアプリです。

まだ「クリップボード拡張アプリ」を使っていない人は、ホントにホントにぜひ使てみてください!!



本文中の文字もリンクを挿入してありますが、Clibor のホームページと、Vector の詳細情報ページのURLも書いておきますね。

Clibor のホームページ
http://www.amunsnet.com/soft/clb01.html

Vector の詳細情報ページ
http://www.vector.co.jp/soft/winnt/util/se472890.html


あっ、
動作環境
Windows 2000 以降(2000, XP, Vista, 7, 8)
なので、残念ながらMac では使えないですねm(_ _)m




最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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メールの時間を削減する2つのヒント 〜平野友朗さんのメルマガより〜


(無料の)メルマガに書かれていたことをブログに転記して紹介してもいいのかな?
とは思うものの、やっぱり、多くの人に読んでもらいたい、知ってもらいたいので紹介します。


では、さっそく転記しますが、ご紹介するのは、
先週末に放送されたズームイン!!サタデーに出演されていた平野友朗さんのメルマガから
「メールの時間を削減する2つのヒント」という部分です。


━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■メールの時間を削減する2つのヒント
━━━━━━━━━━━━━━━━━━

最近、メールにかける時間を減らしたい。
このような要望が増えています。

メールにかける時間を減らそうと考えるならば、
以下のようにポイントを細分化して考えてください。

(1)メールを書くのに費やしている時間を減らす
(2)メールを読むのに費やしている時間を減らす

メールを書く時間を減らそうと思ったら、
ここもまた細分化して考えてみてください。

書くためには、

・内容を考える
・文章を入力する

この2つの段階があります。

また、相手のメールに返信をするならば、
「相手が書いている内容を理解する」という段階も存在します。

ここに時間がかかっているなら
その問題をどう解決するかを考えるべきです。

相手のメールがわかりにくいから時間がかかる。

それならば、どうやって伝えたら伝わりやすいか、
みんなで研修を受けたり、個別の指導も必要になるでしょう。

メールを書くときに『場面に応じた型』を持っているだけでも
書くスピードは圧倒的に速くなります。

言い換えのバリエーションを5つ程度持っていると
迷わなくなるでしょう。

「迷わない」「考え込まない」

これもスピードアップの肝です。

メールを書くのが遅い人は、
単語登録やテンプレートを駆使する必要があります。

そのときに常に時間を意識しているかどうか。
この時間感覚も重要になってきます。

自社の住所を入力するときに、
その都度ウェブサイトをひらいてコピペする。

これはただ非効率なだけです。

自分が入力していないので気にならないかも知れませんが、
一連の動作で考えると、入力した方が早かったりします。


メールを読むのに時間がかかる人は、
対象物を減らすように取り組んでください。

目の前に100通のメールがあるのと
70通のメールがあるのでは、どちらが処理が早いでしょう。

これが分かっている方は、

・こまめにメルマガを削除
・不要なCCを削減する

などの努力をしているはずです。

<後略>

━━━━━━━━━━━━━━━━━━



2015-03-17-06-20-56

いかがだったでしょうか。

これを読んで私が思ったことは3つあります。


1つ目は

効率化するためには、どこに時間がかかっているのか把握しなければならない

ということ。


「問題は、その原因がわかった時点で8割解決している」

とも言われます。

逆に言うと、原因がわからなければ解決もできないということ。


それはそうですよね。

だって、原因がわからないのに対策ができるわけないし……。

原因がわからないまま方法を変えてみても、それが的外れだったら、改善するどころか悪化する可能性さえありますから。



2つ目の気づきですが、

それは先週、仕事の効率化に関するミーティングに参加したときのこと

文字入力を早くするためには辞書登録(単語登録)を活用したほうがいい

という話題も出ていたのです。


だから、メルマガに書かれていた

単語登録やテンプレートを
駆使する必要があります。
 

という部分を読んで、

やっぱりそうだよねー

と、あらためて納得したのです。


が、しかし!

先週、その話を聴いていたのに、まだ1つも登録していません(;^_^A


できる人とダメな奴の違いは、人から聴いた良さそうなことをすぐやるかやらないか

だと思っている私は、今回のケースではダメな奴ですね。

自分の名前や住所からさっそく登録しよう!



最後の気づき、3番目

メルマガでは「メールの時間を削減する」と書かれていますが、
ここに書かれている方法はメールに限らず、どんな文章を読み書きするときにも当てはまることだということ。

みなさんもメールに限らず、いろんな文章を読んだり書いたりしていますよね?

私はこうやってブログを書いたりもしてるし(;^_^A
メール以外にも、レポートを書いたり会議用の資料を作ったり……
1日中パソコンに向かって文字を入力している日もあります。

だから、このメルマガで紹介された方法を1つずつでも取り入れて、少しでも時短を図っていきたいと思います。 


あなたも今すぐ自分にできることから始めて、無断な時間を減らしていきましょう。
そして、そうやってできた時間を自分のために使おう!!




今日ご紹介した平野友朗さんに関する情報は、ビジネスメールの教科書などを参照してくださいm(_ _)m




今日はメルマガを引用したため、いつもにも増して長文になってしまいましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございました!

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プロフィール

かず

本業は快適空間創造家

1966年生まれ。
1992年、九州の某国立大学大学院修士課程修了後、大手建設会社に入社。
1996年から1998年の2年間イギリスの現地法人に出向。

入社以来オフィスビルやマンションの設計を行ってきたが、最近では大型ショッピングセンターなど主に商業施設関連の設備設計業務に携わっている。

8年ほど前、仕事のプレッシャーから軽度のうつ状態におちいるが、それを契機に完璧主義から脱却。今では、当時よりもプレッシャーがかかる状況であっても楽しく仕事をしている。

自分の経験を生かし、プレッシャーの中でも楽しく仕事をする方法を伝えるとともに、ココロが折れそうになっている人を少しでも支えていきたい。

今は仕事のストレスはほとんど感じていないが、あえて言うならストレス発散方法は週末のウォーキングと、通勤時間中の読書。電車内で本を読むことで、ONとOFF、仕事モードと家庭モードを切り替えている。

45歳にして勉強会デビュー。仕事関係以外の人との交流の楽しさを知る。


【取得資格】
一級建築士、建築設備士、設備設計一級建築士、CASBEE評価委員、珠算検定試験1級(笑)

【メディア掲載履歴】
Podcast 「美崎栄一郎の仕事の楽しさ研究所」第20回出演
日経ビジネスアソシエ:2011年11月号 手帳術
           2012年 7月号 ノート術
           2013年 7月号 ノートの極意
学研パブリッシング :仕事の教科書VOL.1 伸びる!ノート術
           仕事の教科書VOL.2 仕事が速い人の時間術
           仕事の教科書VOL.3 結果を出す人の手帳術

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