技術屋かずのつれづれ日記

自分が体験したことで、ほかの人にもお勧めしたいことを書いていきます

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2015年10月10日 ここから再び「はてなブログ」に引っ越しました。
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時間管理

やっぱり好きな作業は要注意!


150718_手帳



昨日は終日フリー。人との約束はなにもなかったので、またまたやってみました。

なにを??

って、予定と実績の比較です^^


結果は上の写真のとおり。

朝一(7時半)からスタートするつもりで立てた計画だっだのですが、昨日の朝はどうも気分が乗らなくって……(;^_^A

予定した仕事を始める前に、前日の退社後に届いたメールの処理や、予定の確認を先にやってしまったので、1時間遅れのスタートとなってしまいました(>_<)


で、計画を実績を比較した結果ですが、

午前中は3時間を予定していた作業にかかった(かけた)時間が3時間半なので、こんなものでしょう。


午前中に予定していた「〇〇チェック」は午後に先送りになりましたが、1時間半の予定に対して、1時間15分で済ませたので、少しは午前中の遅れを挽回できたな~

と思ったのですが、次がいけませんねぇ……


元々予定していた「〇〇スペース検討」をパスして、次の「△△図面修正」に取り掛かったのですが……

図面の修正はCADを使ってやるのですが、以前の記事『好きな作業こそ、時間のかけすぎに注意!』にも書いたように、この作業は、私が好きで得意なことなのです。


だから、余計な、とはいいませんが、

そこまでやらなくてもいいんじゃないか??

そんなことはほかの人に頼めばいいんじゃないか?


ということまで自分でやってしまうのです。


おかげで、3時間の予定のところ、4時間半もかけてしまってるし……

それに、この4時間半の間は席を立つこともなく、ぶっ続けで作業していました。

なので、この作業を終えたあとは、自分でも休憩もせずよくやったな~ と思いましたけどね(;^_^A



ただねぇ……

時間は有限だし、ほかの作業も予定していたわけだから、本当はこんなに時間をかけてはいけなかったのです。

席を立つことはなかったけど、何度か手帳を見て

本当に、今この作業をやっていていいのか??

とは思ったものの、途中で止めるわけにもいかず、

区切りがいいとことろまでやりきったら、4時間半経っていた

という感じでした。



おかげで予定していた「〇〇スペース検討」には手を付けられなかったしね(>_<)

まぁ、この作業は前日にやっていたし、締め切りは来週の木曜日なので、もう少し時間があるので、大丈夫なんですけど^^



ということで、やっぱり

好きで時間を忘れて夢中になれることこそ、要注意!

と思った出来事でした。



来週から予定を立てるときも、作業をしているときも、時間に気をつけてやらなきゃ!!

と反省している技術屋です<(_ _)>



【関連記事】

好きな作業こそ、時間のかけすぎに注意!




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予定外の作業までしてしまうのは性格なのか??


130628_目覚まし


私の職場はカレンダー通りの営業なので、今日は祝日なのでお休みでした^^

が……
急な仕事が発生したり、トラブル対応で追われたりして、本来やるはずだった仕事が終わっていないし、明日の午前中にはケリをつけたい仕事があるので、休日出勤をする代わりに、その仕事だけ持ち帰って朝からやっていました。(本当は、情報セキュリティー上、家に仕事の資料などを持って帰るのはNGなんですけどね。でも、休日出勤まではしたくなかったので、こっそりと(;^_^A)



実はワタクシ、ブログの記事に書こうと思うながら書けていないのですが、先週の土曜日に『【これで悩み解決】あなたの手帳&デジタルツールを活かす習慣化ワーク』というワークショップに参加したのですが、その時に問題解決への工夫として選んだ「最重要タスクをする時間を手帳に書きこむ」ということは、それ以降ずっとやっていました。

そこで今朝も、今の状況と完成形をイメージしながら、それを作り上げるのに、3時間はかかるだろうな~ と思ったので、その1.5倍の4時間半を想定して、8時30分から13時まで手帳に線を引きました。

そして、作業開始……。
順調に進んでいたけど、元々予定していなかった資料も作ろうかな~ と思ってしまったのです。

その時点で、
今からやろうとしている作業は、本当に必要なことなのか??

とは思ったのだけれど、
やるかやらないか考える時間の方が無駄。
だったら、さっさとやってみよう!
それで、無駄だと思えば、その時点で止めればいい

と考えて、予定外の作業もやってしまいました。


途中で15分ぐらい、お昼ご飯を食べる時間ははさんだけど、予定指定作業(+α)が完了したのは午後3時前でした。

ということは、かかった時間は6時間ちょっと。
元々の想定は3時間,手帳に線を引いたのは、その1.5倍の4時間半だったにもかかわらず、当初想定のちょうど2倍かかってしまったわけです(;^_^A



私の場合、こういうことが多いんですよねぇ......。
これくらいでできるだろう
と思った時間の、1.5倍から2倍は普通にかかります(;^_^A

えっ!? それは見積もりが甘い??

というよりも、今日もそうですが、やり始めたら元々予定していなった(余計な、とまでは言わないけど)ことまでやってしまうことが多いのです。
それで見積もった時間を大幅にオーバーしてしまう。

逆に、想定通りの時間で終わった(終わらせた)ときには、
ちょっと手を抜きすぎたかな??
という感覚になってしまうのです。(それでも、やるべきことはちゃんとやってますよ。)



アウトプットに、それほどこだわっているつもりはないのだけれど、やりすぎてしまうことの方が多いですね。
で、時には本筋からずれてしまって、本来必要ではないことに一生懸命になって時間ばかりかかったあとで
あれ?? 何でこれをやってたんだっけ?? こんなこと、やる必要なかったよな~
と思うことも何度もありました(;^_^A


なぜなんでしょうね??
何かに集中すると視野が狭くなって、まわりが見えなくなってしまうのかな??
一途だからな~(笑)


だから、変な方向に突っ走りすぎないように、ときどき
今やろうとしていることの本質は何か??何を決めなければいけないのか??
を考えて軌道修正するようにはしているんですけどね。

だから今日も一旦
今からやろうとしている作業は、本当に必要なことなのか??
と考えることもできたのです^^

それでも、当初想定の2倍、見積の1.5倍の時間がかかったのは事実ですけど......。



これから時間を想定するときには、今予定していないことをやりたくなることを見込んで
これくらいでできるだろう、と思う時間の2倍を見込むべきなのかもしれませんね。

うーん......、時間が潤沢にあればそれでもいいのだけれど、たいていは何時までに終わらせなければならない、と締切り時刻が決まっている方が多いんですけどねぇ......。


これから、朝1日のスケジュールを立てるときに、どうすれば間に合させることができるのか、考えながら書きこんでいこう!
そのためにも、今日のように、見積と実績を比較する、そして、食い違いがあれば、なぜ違ったのかを振り返って次回以降の見積に生かすことが大切なのでしょう。

ドラッカーもその著書『経営者の条件』の中で
まず自らの時間がどのように使われているかを知らなければ、時間の管理について考えることはできない。
と言っていますからね。


私は24時間365日、何時から何時まで何をやっていたのかは記録しているし、時間浪費をしないように気をつけてはいるけど、見積と実績を比べることはあまりやってこなかったので、長時間かかった作業については、なぜそんなに時間がかかったのか? もっと短時間で終わらせることはできなかったのか? を考えて、あまりにこだわり過ぎないようにしようと思います。


みなさんも
今やっている作業は「何のため? 誰のため? 本質は何?」を考えることをおすすめします。

 

【関連記事】
自分のことを天才だと思っているのは私だけではなかった ~物事は予想の2倍の時間がかかる~


【参考書籍】




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スケジュールの立て方を変えてみました

これ↓、現在、私が毎日使っているスケジュール・タスク管理用のフォーマット(Excelで自作したもの)です。(右側に穴が開いているのは、このページを常に左のページで表示しておき、右側のノートに書き込むため)

22cf4e63.jpg


これまでは、朝の電車の中で toodledo というiPhone アプリで今日やらなきゃいけないこと(タスク、todo)を, Google カレンダーでスケジュールをチェック。

会社に着いたら、主要なタスクを『タスク』欄に記入したあと、会議や打ち合わせ、移動時間などの固定された予定を『スケジュール(計画)』欄に記入。

空いた時間にタスクを書きこんで1日のスケジュールを立てていたのですが、なかなか計画どおりにはいかないんですよね...



主な理由は2つ。

1つは、メールや電話、人が来たりして割り込みの仕事が入るから。

でも、急ぎの仕事がきてしまったら、そちらを先に処理しなきゃいけないから、これは仕方がないですよねぇ...




もう1つは、こちらが問題なのですが、私の気分(;^_^A


朝のうちはスケジュール通りにできるのですが、午後になるとだんだん頭を使いたくなくなってくるし、やはりダラけてくるんです。眠くもなるし(;^_^A

そんな時に頭を使って考えなきゃいけない仕事はできないので、スケジュールには入れていなかった交通費や経費の精算をしたり、机の上にたまりっぱなしになっていた書類を処分したり……。

朝記入した作業ではないこと,どうでもいい、とは言わないけど、でも、いつでもできるような”作業”をしていました。



そんな日が何日も続いたりするので、


どうせ守れないんだったら、予定を立てても仕方がないんじゃないか?

だったら、項目だけ書きだして優先順位をつけておいて、時間にとらわれず順番に片づけていく。

”作業”もリスト化しておいて、ダラけてきたら、そちらに取り掛かる。


そんな感じに変更してみようかな~と思っています^^


”作業”とはいえ、いつかはやらなければならないこと。だったら、ある程度計画的に処理するようにできるんじゃないかとも思いますから。



1か月以上もほったらかしにすることもあった交通費・経費精算も、これでこまめになるようになるかな??




1日24時間というのは地球上に住むすべての人に共通です。

その限られた時間をどう使って、やりたいこと,やらなければならないことを処理していくか?

いろんな方法を試しながら、自分に合った方法を見つけていきたいと思います!



スケジュール管理については、2012年09月24の記事『スケジュール管理表を作ってみました^^』にも書いていますので、そちらも合わせて読んでいただければ、と思いますm(_ _)m



プロフィール

かず

本業は快適空間創造家

1966年生まれ。
1992年、九州の某国立大学大学院修士課程修了後、大手建設会社に入社。
1996年から1998年の2年間イギリスの現地法人に出向。

入社以来オフィスビルやマンションの設計を行ってきたが、最近では大型ショッピングセンターなど主に商業施設関連の設備設計業務に携わっている。

8年ほど前、仕事のプレッシャーから軽度のうつ状態におちいるが、それを契機に完璧主義から脱却。今では、当時よりもプレッシャーがかかる状況であっても楽しく仕事をしている。

自分の経験を生かし、プレッシャーの中でも楽しく仕事をする方法を伝えるとともに、ココロが折れそうになっている人を少しでも支えていきたい。

今は仕事のストレスはほとんど感じていないが、あえて言うならストレス発散方法は週末のウォーキングと、通勤時間中の読書。電車内で本を読むことで、ONとOFF、仕事モードと家庭モードを切り替えている。

45歳にして勉強会デビュー。仕事関係以外の人との交流の楽しさを知る。


【取得資格】
一級建築士、建築設備士、設備設計一級建築士、CASBEE評価委員、珠算検定試験1級(笑)

【メディア掲載履歴】
Podcast 「美崎栄一郎の仕事の楽しさ研究所」第20回出演
日経ビジネスアソシエ:2011年11月号 手帳術
           2012年 7月号 ノート術
           2013年 7月号 ノートの極意
学研パブリッシング :仕事の教科書VOL.1 伸びる!ノート術
           仕事の教科書VOL.2 仕事が速い人の時間術
           仕事の教科書VOL.3 結果を出す人の手帳術

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