技術屋かずのつれづれ日記

自分が体験したことで、ほかの人にもお勧めしたいことを書いていきます

ブログを通じて、仕事もプライベートも楽しく過ごす方法を探して多くの人と共有したいと思っています。
そのために、私が思ったことや感じたこと,得た情報などから「心が豊かになること」「社会に役に立つこと」を発信します。

旧ブログ「技術屋かずの徒然日記」 http://d.hatena.ne.jp/tkazu0408/ から引っ越してきました。
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2015年10月10日 ここから再び「はてなブログ」に引っ越しました。
引っ越し先は”はてなブログ”でブログのタイトルは「日々是好日」
URLは http://kazu-eng.hateblo.jp/ です。
よろしければ、こちらものぞいてみてくださいm(__)m

時間術

「時間がない」は言い訳か?


最初にお詫びを……


実は今日は

そろそろ手帳の時期だし、手帳関連ページへのアクセスも増えてきたから手帳のことを書こう

と思い「手帳選びのための5つのポイント」というタイトルで書き始めたのですが、

1項目も完成させらなかったので、このタイトルでの記事の更新は諦めました。


5つのポイントのうち、いちばん重要だと思うことは、ほぼ書き終えたので、その項目だけにして

タイトルも「手帳選びでいちばん大切なこと」に変更してアップしようかとも思ったのですが、

それだと伝えたいことを書ききれないので、

引き続き書き足しながら近々アップする予定なので、しばらくお待ちください
m(_ _)m



そんなことをしていて、思ったことが2つあります。

ひとつは、ブログを書くスピードが遅いな~ということ。


これについては、昨日、友人の一龍さんのブログ

『これからの目標は「質より量より更新頻度!」【週次レビュー&スタート】週刊e-RON 2015年36/52週号(8/31〜9/6)』



ただし、これを実現するためには一つハードルがあります。
それは記事を書くスピードをアップスのこと。
 
下に記していますが先週のブログ執筆時間は約18時間。
それに対する記事数は12本。
 
1時間あたり0.83本です。
 
この1時間あたりの執筆記事数をいかに上げていくかをこれからのテーマの一つにしていこうと考えています。
 
目標は1時間あたり2本ぐらいのペースです。
 

と書かれているのを読んだときから、

私もいっしょだな~

と思っていたのです。 


そこで、私のタイムログを見てみると

ブログ執筆時間は10時間ちょうど。

アップした記事数は7本なので、1本あたり約1.5時間。

1時間あたりだと0.7本ですね。


睡眠,仕事の次に時間を費やしてるんですけどね(;^_^A

150908_MyStats2


家族団欒は削らないとして、その次のコミュニケーションは削れるかな、と……

でも、この中には、Facebook など SNS での交流時間も含まれていますが、

個別に見てみると、5分,10分といった細切れ時間がほとんどなんですよね。

この細切れ時間でブログを書くのは難しいなぁ…… と思ってしまいます(>_<)



私がブログ執筆に当てている時間帯は、

主に朝の通勤電車の中と、職場についてからの30分程度、それから昼休みぐらい。

それ以外でまとまった時間を取るのは、今の生活をしている限りは難しいですねぇ……。


だから「ブログを書く時間がない!」と言ってしまいたいのです(;^_^A


が、時間が有り余っている人なんていない。

みんな限られた時間の中でやりくりしながら書いているのだから、

私も自分でできる効率化,スピードアップ化をしていきます!



ということで(?)

「手帳選びのための5つのポイント」

のアップは、もう少しお待ちくださいm(_ _)m




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好きな作業こそ、時間のかけすぎに注意!




昨日の記事では、私が今後1か月で達成したい目標は

見積時間と実際にかかった時間の差を小さくする
究極的にはゼロにすること


と書きましたが、できるかどうか、さっそく試してみました。



今日のタイトルから想像はつくと思いますが、結果を先に書くと、

2時間と見積もった作業に対して、実際にかかった(かけてしまった)時間は5時間でした。


見積もりと実際の差が3時間。比率でも2.5倍

この結果は惨憺たるものですよね(;^_^A


これまでにも何度か比較したことはあったのですが、

ここまで差が開いたことはなかったんじゃないか?

と思うほどのひどい結果です。



この結果を見て

差が大きかったな~ 次からは2倍くらい見積もっとかなきゃ!

と反省するだけでは改善することはないと思うので、

ここまで乖離した原因を考えてみました。


昨日やっていた作業は Excel で計算書を作っていたのですが、

時間をかけすぎた理由の1つ目は

時間を見積もったときには予定していなかった計算までやってしまったこと。


計算書を作っていて、

この計算が間違っていないことを説明するには、この部分の計算もしておいたほうがいいよな~

と思ったので追加した項目があったのです。



理由の2つ目は

Excel で計算する前に電卓で概略計算していたのですが、それとの差が大きかったこと、

それも悪いほうに振れてしまっていたこと。


だから、悪化した原因を探したり、どこを修正すれば改善するだろう? と、いろいろな数字をいじってしまったのです。


でもまぁ、この2つは予測できなかった私のミスとも言えるんですけどね(;^_^A



そして理由の3つ目。これがいちばんの原因であり、問題でもあることなのですが

Excel での計算作業は好きで夢中でやってしまうことだから。


昨日のタイムログを見てみると、途中休憩することもなく3時間ぶっ続けで作業しているし、過去のことを思い出してみても、Excel で計算書を作ったり、CAD で図面を描いたりしていると時間を忘れていくらでもやってしまうのです。



ビジネス書を読んでいると

自分の強みを見つけるには好きで時間を忘れて夢中になれることを書き出すとよい

と書かれていることがあるので、私もやったことがあるのですが、その中に

Excel や CAD での作業も入っていたんですよねぇ。



確かに好きで時間を忘れて夢中になれることは強みなのかもしれません。

でも、夢中になりすぎて他のことをする時間がなくなってしまっては逆効果ですよね。


ということで

好きで時間を忘れて夢中になれることこそ、要注意!

かける時間をしっかり決めて、その時間内で終わらせる努力をしなければいけません。

だって、仕事は他にもあるのだから。


経営者になったら、得意な仕事こそ手放すべき

と何かの本で読みましたが、こういうことなのかもしれませんね。




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少し落ち着きました


昨日の記事『何もしない時間も必要な時間』では、先週末は思考停止してしまうほどアタマの中がぐちゃぐちゃになったと書きましたが、土日は仕事をせずしっかりと休んだおかげで昨日はちゃんと考えることができるようになっていました(^^)


最近の私は朝仕事を開始する前に tootledo に入力したタスクを確認したあと、3〜5個の重要なタスクを手帳のマンスリーページに転記します。

それから、各タスクを処理するのにかかる時間を想定しながら、いつやるのか? ウィークリーページに予定としてシャープペンで書き込みます。
このとき、タスクとタスクの間には30分ほどのすき間を設けています。

そして、ウィークリーページを開いたまま作業を開始するのですが、完了した時点で、何時から何時までやったのか、実績を赤ペンで書き込んでいます。

150407_手帳


先週は全然計画通りにいかなかったのですが、昨日は朝書き出した4つのタスクのうち3つを、ほぼ計画した時間通りに処理することができました(^^)

もちろん残った1つを処理する時間も予定には組み込んであったのですが、メールを読んでいたら、それよりも優先しなければならないコトが出てきたため、そちらを優先でやってしかったからです。

それを考えると、処理した数は目標通りと言っていいですね(^^)


でも、突然割り込んでくるタスクが発生することを考えると、もう少し長めのバッファーを取っておくべきなのかもしれません。
なにごともなければ前倒しして作業したり、予定外のタスクをやってもいいし、早く帰ってもいいわけですからね。


今週はないけど、来週以降は毎週のように出張が予定されているので、こんなに落ち着いて仕事ができる日がいつまで続くかわかりませんが、今のペースが普通になるように、体に覚えさせる、それこそ、身につけたい、と思います!
身体が覚えたことはなかなか忘れませんからね。



私の仕事用手帳はこのリスティ2です


タスク管理アプリはこれ





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手帳を使う目的は??

image

みなさんは手帳を使っていますか??
使っているから、この記事を読みにきてくれたのだと思いますが…。
その中でも、Yahoo や Google などの検索エンジンからきてくれた人は、「来年の手帳選びで迷っている人」か「手帳の使い方で悩んでいる人」が多いんじゃないかなって思っています。
そういう私自身、手帳選びも手帳の使い方も、まだまだ悩みっぱなしなんですけどね(;^_^A

それで、これまでに手帳やメモ,時間術関連の書籍や雑誌をどれくらい読んだのだろう?? と思って、わが家の本棚から引っ張り出してみたのが最初に載せた写真です(これは一部で「時間術」「ノート術」関連の本を含めるとまだまだたくさんあります(;^_^A)



さて、今日のタイトルにした「手帳を使う目的」ですが、何のために手帳を使うのでしょうか??

最初に思いつくのが「予定を書き込むため」ですよね。
では、なぜ予定を書き込むのでしょうか??

それは「忘れないため」ですね。
人との約束を忘れてしまっては社会人としては失格ですものね。

でも、忘れてはいけないのは、他人との約束だけではなく、自分との約束もだと思うんですよ。
だから、手帳術の本を読んでいると、「他人との約束を記入したら、空いた時間に自分がやる作業、つまり自分との約束を書きこむ」などと書かれていますよね。


では、さらに質問です。
どうして自分がやる作業まで書き込むのでしょうか??

まぁ、これも自分で決めたこと、つまり「自分との約束」を守るためと言えばそうなのですが、なぜそんな約束をするのでしょうか??
それは、やるべきことを忘れずにちゃんとやるため、とでも言えばいいのかな。


そういうこともぜんぶ含めて、私は手帳を使う目的は「効率よく時間を使うため」だと思うんですよ。
(だから最初の写真には時間術関連の本も混ぜたんですけどね(;^_^A)

それなのに、どの手帳にしよう? といろんな手帳を見たり、場合によっては何冊も試したり…
あるいは、どういう使い方をしよう? と雑誌や本を読んだり(私もですが)、人に聞いたり、ときには勉強会などに出かけたりして時間をかけて考えたりしますよね。

もちろん、本や雑誌には先人・達人の知恵が載っているので参考にするのはいいことだと思います。
でも、あーじゃない、こーじゃない,ここまではできない、などと言ってばかりで始めないのであれば、それは時間の無駄。

先日の記事で紹介した中村修二さんの言葉
うんうん唸って考える時間を費やすのだったら、その時間で、もう1つの道を試した方がよっぽどいい。(中村修二(著)『成果を生み出す非常識な仕事術』より)
ではありませんが、これも一理あるとも思うんですよね~。(という私も、あれだけの本や雑誌を読んでいますが(;^_^A)


それに自分と同じ人間がいないのと同じで、他人の使い方をそのまままねようとしても、それは無理なことだと思います。(無理というより無茶といった方がいいかもしれません)。

これは! と思った部分だけ、それも自分がやりやすいように修正して使えばいいと思うんですよね。
そうやって使っているうちに、自分にあった使い方に進化してくると思うんですよ。

それこそ「習うより慣れろ」、まずは使うことが先決だと思います。


手帳なんて千円程度、高くても数千円です。
どれにしよう?? と悩むぐらいなら、ある程度候補が決まった時点で全部買っちゃって試してみる、というのもアリだと思います。
お金より、悩んでいる時間の方がもったいないし、実際に使ってみないと、自分にあってるかどうかもわからないし、使っているうちに自分なりの使い方ができるようになってきますからね。

私ももう1冊、買っちゃおうかな??




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